Une solution DAM: la base centrale pour stocker les fichiers et médias
Avec la multiplication des canaux de communication, l’explosion de stockage numérique, les entreprises manipulent chaque jour un volume considérable de fichiers : photos, vidéos, présentations, logos, fiches techniques… Gérer cette base devient vite complexe sans un outil adapté. C’est là qu’interviennent les solutions DAM : Digital Asset Management.
Définition
Une solution DAM est un outil qui centralise, organise et distribue tous les actifs digitaux d’une entreprise. Il s’agit d’un référentiel unique où vous stockez tous les médias d’une entreprise. Cette base de données, est la source de vérité des médias au sein d’une entreprise.
Le DAM permet de retrouver, partager et diffuser rapidement les bons fichiers, dans la bonne version, au bon endroit, tout en maîtrisant les droits d’usage.
Ces actifs, parfois appelés ressources, médias, assets rassemblent par exemple :
- Images haute définition
- Documents PDF
- Vidéos promotionnelles
- Logos et chartes graphiques
- Fichiers audio
Ce que n’est pas une solution DAM
Une solution DAM n’est pas :
- Une base de données produits.
- Un logiciel de conception graphique.
- Un outil qui remplace Microsoft Sharepoint, Google drive, Dropbox.
- Un serveur de fichiers / NAS Interne.
À quoi ça sert concrètement ?
- Gagner du temps : recherche par mots-clés, filtres, métadonnées, catégorisation.
- Améliorer la qualité de l’information : données harmonisées, complètes et à jour même sur les médias.
- Sécurité : gestion des accès, protection des fichiers sensibles.
- Homogénéité de marque : tout le monde utilise les versions validées.
- Diffusion rapide : intégration avec les CMS, réseaux sociaux, PIM, etc.
Les fonctionnalités majeures d’une solution DAM
Le DAM va permettre de centraliser tous les médias. Voici quelques exemples de fonctionnalités proposées par des solutions DAM :
- Stockage centralisé
- Centraliser par type de médias vos ressources : PDF, images, vidéos, 3D…
- Cliquer, déposer tous vos médias
- Identifier et/ou fusionner les doublons ou les versionner
- Recherche avancée
- Par mots clé
- Par nom de fichier
- Par couleur de visuel
- Par méta donnée
- Structuration des données des médias
- Intégrer et extraire des métadonnées : tags, mots-clés, droits…
- Classer les médias en fonction des besoins de l’entreprise (dynamique ou manuel)
- Utiliser une IA générative pour enrichir des données via des tags
- Liaison des médias entre eux
- Workflows et gouvernance
- Mettre en place un système de workflow entre plusieurs collaborateurs et/ou services
- Archivage et versionning de médias
- Expiration d’un contenu selon des dates
- Définir des tâches spécifiques sur des médias
- Exports
- Choisir des conversions spécifiques en fonction du canal de distribution
- Adapter les formats en fonction des besoins de vos clients, agences
- Mettre en place des liens publics/privés
- Mettre en place des paniers d’exports
- Mettre en place une API pour les visuels du PIM
Les solutions DAM ont toujours des subtilités en termes de fonctionnalités : modules intégrés par défaut ou non, niveau de complexité et intuitivité de paramétrage.
Pour qui est-ce utile ?
Pour beaucoup d’entreprises, une solution DAM va faire gagner en efficacité, en productivité :
- Marques, fabricants, distributeurs
- Agences marketing, communication, publicité
- Institutions culturelles, publiques
- Entreprises avec des catalogues de produits
- PME, ETI, grands groupes…
Cela est particulièrement utile pour les services :
- Marketing : les acteurs vont pouvoir centraliser les visuels, vidéos, logos, puis améliorer la qualité des données des médias
- Communication : afin de garantir l’image et la cohérence de marque, pour utiliser les visuels sur des catalogues, les réseaux sociaux etc.
- Informatique : simplifier la gestion des médias, centraliser dans une seule et même plateforme les fichiers
- Commerce : accéder facilement aux supports actualisés
Quelles sont les solutions DAM qui existent ?
Ces dernières années, plusieurs solutions se sont démarquées spécifiquement sur le DAM comme Bynder, Keepeek, Scaleflex et Wedia. On retrouve aussi d’autres solutions qui proposent des modules comme le PIM.
Voici une liste non exhaustive de certains éditeurs que nous retrouvons régulièrement sur le marché :
| Editeur de la solution | Type | Licence |
|---|---|---|
| Afineo | PIM, DAM, MDM, publishing | SaaS |
| Bynder | DAM | SaaS |
| Contentserv | PIM, DAM, MDM | On-premise, SaaS |
| Keepeek | DAM | SaaS |
| MaPS System | PIM, DAM, MDM, publishing | On-premise, SaaS |
| Nextpage | PIM, DAM | SaaS |
| PIMCore | PIM, DAM, MDM, CDP | Open-source, SaaS |
| Quable | PIM, DAM | SaaS |
| Scaleflex | DAM | SaaS |
| Wedia | DAM | SaaS |
Comment choisir une solution DAM ?
Comme pour n’importe quelle solution informatique, l’importance et la réussite d’un projet se préparent en amont de l’intégration.
Un premier travail d’analyse pour lister tous les médias à utiliser par l’entreprise : vidéos, fiches techniques, visuels d’ambiance, visuels produits, conception 3D d’un bâtiment… Cette étude permettra d’établir une cartographie actuelle des médias (et potentiellement de faire le tri en amont !). Cela permettra également de savoir où sont stockés chaque médias, quelles sont les conventions de nommage, quel poids est utilisé afin de dimensionner la future solution DAM.
Ensuite il faut solliciter les métiers, ceux qui vont utiliser la solution au quotidien : marketing, communication, agences. Il est impératif de collecter, challenger et prioriser les besoins métiers et fonctionnels.
Après avoir sollicité les métiers, la technique et le service informatique est crucial en termes d’échanges. Cela permettra de définir les contraintes techniques du projet : quel hébergement, quelle connectivité aux autres outils, qui se chargera de connecter le SI…
Enfin, il faut définir une enveloppe budgétaire et une roadmap projet : solution SaaS ? Quel est le MVP projet ?
Généralement, l’ensemble des informatiques citées ci-dessus sont intégrées dans un cahier des charges, afin de segmenter et de baliser correctement le périmètre du projet, c’est clairement la clé de la réussite. En effet, le risque de ne pas faire cette étude est de se tromper sur la solution et de devoir changer au bout de plusieurs mois ou plusieurs années, c’est déjà arrivé !
Comment intégrer une solution DAM ?
Une fois la solution choisie, il faut définir toutes les données souhaitées dans la solution et les structurer : classement des médias, métadonnées, types de médias, conventions de nommage, tags, droits etc. Un gros travail d’ateliers est mis en œuvre avec les équipes et sponsors pour détailler et modéliser les médias dans la future solution DAM.
Un plan de migration des données doit alors être établi : comment, qui, où, quoi ? Ce travail est majeur pour définir correctement la stratégie de reprise des données. Idéalement, il faut trier et supprimer les médias dont il ne sera pas nécessaire à intégrer. Il faut également optimiser parfois certaines données, certains nommages, le projet DAM est utile pour s’y attarder en amont de l’intégration.
Ensuite il faut configurer la plateforme au niveau des utilisateurs, des droits et des workflows : Comment se fait la validation des visuels ? Y-a-t-il des délais d’expiration etc. ?
La phase de connexion aux outils externes peut être segmentée, c’est à dire qu’il faut identifier pour quels usages prioritaires en amont, la solution DAM est impérativement à connecter. Faut-il se connecter en API ? Y-a-t-il besoin d’envoyer des liens publics ? Faut-il prévoir un middleware pour adapter les données au canal de sortie.
On en vient ensuite aux formations pour permettre à toutes les équipes de monter rapidement et efficacement en compétences sur l’outil. L’idée est de rendre totalement autonome les contributeurs et les administrateurs.
Retrouvez nos différents services associés pour vos solutions data.
En résumé
Le DAM est la bibliothèque centrale de tous vos médias. Il garantit que vos visuels et documents sont toujours accessibles, à jour et exploitables immédiatement. Il peut se coupler avec des solutions PIM et MDM.