Une solution PIM : l’endroit central pour la donnée des produits
Dans un monde où les produits sont commercialisés sur plusieurs canaux (site e-commerce, marketplace, catalogue papier, application mobile, IA…), où la donnée est devenu un impératif pour les entreprises, où les consommateurs finaux demandent toujours plus de précisions, la cohérence et la qualité des informations produits sont essentielles. C’est là qu’intervient la solution PIM, ou Product Information Management.
Définition
Une solution PIM est une solution, un outil qui centralise, organise et diffuse l’ensemble des informations liées à vos produits.
Il s’agit d’un référentiel des produits où vous stockez toutes les données : descriptions, caractéristiques techniques, photos, vidéos, traductions, documents techniques…
Une fois enrichies et validées, ces données sont diffusées automatiquement vers vos différents canaux de vente et supports marketing.
Le PIM est central au niveau de la donnée produit, nous parlons de données « froides » (données qui évoluent rarement), toutes les données qui permettent de décrire au mieux un produit. Les données dites « chaudes » sont des données qui évoluent fréquemment ou selon des conditions et calculs. Typiquement, les prix basés sur des groupes de clients ne sont pas gérés dans un PIM. Alors qu’une désignation e-commerce fait sens dans une solution PIM !
Ce que n’est pas une solution PIM
Une solution PIM ne permet pas de :
- Gérer les stocks des produits.
- Gérer les prix, par groupe de clients sur les produits.
- Connaitre dans quel emplacement d’un entrepôt est stocké tel ou tel produit.
- Centraliser les commandes des produits.
En bref, le PIM n’est pas un ERP, un CRM, un DAM, un PLM.
À quoi ça sert concrètement ?
- Gagner du temps : fini les fichiers Excel dispersés et les copier-coller d’un support à l’autre.
- Améliorer la qualité de l’information : données harmonisées, complètes et à jour.
- Faciliter le travail en équipe : chaque acteur (marketing, e-commerce, technique) travaille sur la même base.
- Optimiser l’expérience client : des fiches produits claires et cohérentes augmentent la confiance et donc les ventes.
- Réduire le time-to-market : les produits transitent automatiquement entre les outils du SI via des workflows.
Les fonctionnalités majeures d’une solution PIM
Le PIM va permettre de centraliser toutes les données des produits. Voici quelques exemples de fonctionnalités proposées par des solutions PIM :
- Structuration des données
- Structurer des attributs produits : types d’attributs, règles de validation…
- Définir des typologies de produits afin d’affecter des attributs spécifiques
- Classer les produits en fonction des besoins de l’entreprise
- Mettre en place une IA générative pour enrichir des données
- Workflows et gouvernance
- Mettre en place un système de workflow entre plusieurs collaborateurs et/ou services
- Définir des tâches spécifiques sur des produits
- Permettre de faire valider ou non des modifications
- Médias
- Stocker les visuels, fiches PDF des prodiuts
- Affecter automatiquement les médias aux produits via des conventions de nommage
- Permettre de décliner des visuels selon le canal de destination
- Imports
- Paramétrer des profils d’imports de fichiers plats
- Normaliser de la donnée
- Contrôler la donnée importée
- Exports
- Paramétrer des profils d’exports de fichiers plats
- Utiliser des recherches enregistrées pour les exports
- Personnaliser le mapping d’export
Chaque solution PIM a ses subtilités en termes de fonctionnalités : modules intégrés par défaut ou non, niveau de complexité et intuitivité de paramétrage. Au delà des fonctionnalités chaque solution PIM dispose d’un socle technique différent : hébergement, langages utilisés, bases de données…
Pour qui est-ce utile ?
Pour les types d’entreprises :
- Marques et fabricants gérant un large catalogue.
- Distributeurs avec des milliers (et même des millions) de références.
- Entreprises multilingues et/ou multicanaux.
- Sociétés qui vendent sur des canaux online et/ou offline.
- Groupes multi filiales qui ont besoin de centraliser leur donnée pour mieux les diffuser.
- Agences de communication pour produire des supports.
Et spécifiquement pour les services :
- Achat : cela permet de définir les exigences en termes de données au moment du référencement avec les fournisseurs par exemple mais aussi de sélectionner les produits pour en faire des incontournables sur le catalogue général.
- Commerce : les données produits sont au cœur du discours commercial. Chaque commercial doit connaitre les produits qu’il vend, mais quand il y a un doute ou un besoin d’aller dans le détail des caractéristiques d’un produit, le commercial va s’appuyer indirectement sur la solution PIM.
- Communication : pour utiliser la donnée produit autour des supports de communication. On notera par exemple : des catalogues papiers souvent pour le milieu B2B et dans le monde du bâtiment. On peut retrouver également des supports d’aide à la vente, opérations de déstockage, promos etc.
- Informatique : c’est l’un des rôles qui facilitera toute l’intégration et le paramétrage. Son rôle est clé puisqu’il va permettre de mettre en place les différents « ponts » entre votre ERP, votre PIM, votre site e-commerce et plein d’autres choses !
- Marketing : pour affiner le discours autour des produits, évaluer la performance des données des produits, de la complétude global des catalogues. Il peut être amené à travailler sur des sélections de produits pour un lancement : évaluer la complétude à atteindre pour certains produits.
- Qualité : cela permettra de vérifier et d’intégrer les certificats, les réglementations sur les produits
Quelles sont les solutions PIM qui existent ?
Il est assez difficile d’être précis sur le nombre exact de solutions PIM car on peut aussi retrouver des développements « spécifiques ». Certains PIM proposent également des modules complémentaires : DAM, MDM, préparation de catalogues, etc.
Voici une liste non exhaustive de certains éditeurs que nous retrouvons régulièrement sur le marché :
| Editeur de la solution | Type | Licence |
|---|---|---|
| Afineo | PIM, DAM, MDM, publishing | SaaS |
| Akeneo | PIM | Open-source, SaaS |
| Contentserv | PIM, DAM, MDM | On-premise, SaaS |
| Daiteo | PIM | SaaS |
| Goaland | PIM, publishing | SaaS |
| InRiver | PIM | SaaS |
| Interactiv’ technologies | PIM, publishing | SaaS |
| MaPS System | PIM, DAM, MDM, publishing | On-premise, SaaS |
| Nextpage | PIM, DAM | SaaS |
| PIMCore | PIM, DAM, MDM, CDP | Open-source, SaaS |
| Quable | PIM, DAM | SaaS |
| Salsify | PIM | SaaS |
Comment choisir une solution PIM ?
Toutes les solutions PIM se ressemblent ? Non, pas dans la réalité. Car le diable se cache souvent dans les détails !
L’importance du choix de la solution réside dans une étude approfondie (que nous proposons ici) en amont. Comment est gérée l’organisation de la donnée ? Qui intervient ? Combien de personnes travaille la donnée ? Quels sont les canaux de diffusion ? Quelle est la volumétrie ? Quels sont les cas d’usages principaux nécessaires ? Comment interfacer la solution avec le reste des outils … ?
Bref, il y a un travail en amont qui relève d’une importance capitale afin de bien dimensionner et préparer ce projet structurant. Car si le choix ne s’avère pas être le bon, au bon de quelques mois, l’investissement de départ risque d’être colossal avant de trouver son retour sur investissement.
Il est donc impératif dans un projet informatique, comme l’intégration d’une solution PIM, de rédiger un cahier des charges en amont du projet. Cela permet de structurer, prioriser, cadrer les besoins, contraintes techniques et cas d’usages souhaités. C’est un projet structurant, car il existe pléthore de solutions PIM et mieux vaut ne pas se tromper dans le choix.
Comment intégrer une solution PIM ?
Tout d’abord, un projet démarre par … une bonne gestion de projet : récurrences de suivi, gouvernance, planning, RACI.
Une fois la solution choisie, il faut définir le cœur du PIM : son modèle de données (datamodel) : attributs, groupes d’attributs, source de la donnée, qui en est responsable… La définition du modèle prend souvent du temps, car c’est ici qu’il faut challenger la définition d’un produit : caractéristiques, données marketing, données catalogues, données e-commerce…
Ensuite, il faut définir la gouvernance atour de la solution : comment est créé un produit ? Par qui ? Quelles données ? Qui valide ? Comment est diffuser le produit en termes de règles métiers ? Cette étape est aussi centrale car le PIM redéfinit les process métiers.
Mais sans photos, vidéos, fiches techniques, un produit est difficilement vendable. Une partie majeure de définition des médias autour des produits est nécessaire : quels visuels ? Quels nommage ? Comment sont ils affectés aux produits ? Quelle convention de nommage ?…
Une fois tout cela défini, concrètement, comment intégrer la donnée ? Comment connecter l’ERP au PIM ? Et le site e-commerce ? C’est là où on peut soit gagner du temps, soit en perdre énormément ! Une stratégie de reprise des données est impérative : y a-t-il besoin de normaliser les données ? Quelles données sont envoyées vers le e-commerce ? Sous quel format ?
Une fois cela fait, il n’y a plus qu’à enrichir !
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On parle de data, mais quelle data ?
Souvent, on retrouve des données de plusieurs « groupes ».
- Caractéristiques techniques (dimensions, spécificités, poids…)
- Données descriptives et marketing (désignations, descriptions SEO, les plus du produit…)
- Données logistiques (palettisation, colisage…)
- Données réglementaires (certificats, pays de fabrication, dangerosité…)
- Visuels produits (photo du produit de face, photo d’ambiance, photo de réalisation…)
- Documents (fiche technique, fiche produit, fiche de sécurité…)
- Vidéos (vidéo de présentation…)
- Pictogrammes (garanties, nouveauté…)
Quels sont les facteurs clés de réussite et de ROI d’un projet PIM ?
Gouvernance
Sans règles claires, le PIM devient vite un « fourre-tout » de données hétérogènes. C’est pourquoi il faut mettre en place des rôles et responsabilités (qui crée, qui enrichit, qui valide). Un dictionnaire de données est également incontournable en amont de l’intégration pour définir les rôles autour de chaque donnée. Créer des « référents PIM » internes capables de répondre aux questions du quotidien.
Qualité des données
Un PIM ne corrige pas magiquement des données mauvaises ou incohérentes. En amont de l’intégration, il faut un nettoyage initial (dédoublonnage, harmonisation des formats, suppression des incohérences…). La qualité des données nécessite aussi d’établir un dictionnaire de données : quels attributs, leur type, leur format, l’héritage… La notion de complétude au sein des solutions PIM permettra souvent de vérifier des indicateurs sur la complétion des données. Certaines solutions vont plus loin pour vérifier la cohérence et l’intégrité des données. On peut également paramétrer des règles de validation sur certains attributs afin d’orienter les contributeurs dans le cadre.
Commencer doucement mais sûrement
Vouloir tout intégrer et tout faire dès le départ mène souvent à un projet trop lourd et retardé. Il faut démarrer avec un périmètre restreint : un catalogue, une marque, ou un canal. Cela permettra de rapidement mettre en œuvre la solution et de rendre efficace le travail effectué. Il faut aussi prioriser les cas d’usage à plus forte valeur comme par exemple accélérer la mise en ligne e-commerce, automatiser la génération des fiches produits.
Un accompagnement sur mesure
Même le meilleur PIM échoue si les équipes ne l’utilisent pas. Former les utilisateurs (métiers, techniques), pas seulement au logiciel, mais aussi à la logique de gouvernance des données. Etablir des comités de suivi pendant le projet mais aussi après l’intégration et les formations, pour continuer de suivre l’évolution du travail autour de la solution PIM. L’idée est de capitaliser sur le démarrage par l’identification des métriques du projet en communiquant régulièrement sur les bénéfices obtenus (gain de temps, réduction des tâches manuelles).
En résumé
Le PIM est l’outil central pour gérer efficacement l’information produit. Il n’est pas seulement un stockage : c’est un accélérateur de mise sur le marché, un garant de cohérence et un levier de conversion. La clé de la réussite réside dans une excellente gouvernance, un accompagnement au changement et une expertise pointue sur les solutions.